Etiske retningslinjer for leverandører

Studentsamskipnaden i Stavanger etiske retningslinjer for leverandører skal sikre at våre leverandører dekker grunnleggende krav til menneske- og arbeidsrettigheter, klima og miljø, antikorrupsjon og dyrevelferd.

1. Introduksjon

Varer som leveres til Studentsamskipnaden i Stavanger skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt i dette dokumentet. De etiske retningslinjer for leverandører bygger på internasjonale rammeverk og konvensjoner om grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet, og andre tilsvarende føringer for miljø og klima, antikorrupsjon og dyrevelferd inkludert: Verdenserklæringen om menneskerettigheter, ILO-konvensjoner, FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP, 2011) og FNs Bærekraftsmål.

Studentsamskipnaden i Stavanger er fra 1. juli 2022 omfattet av Åpenhetsloven og kravene om at vi utfører aktsomhetsvurderinger i våre leverandørkjeder og redegjør for disse offentlig, i tråd med OECDs modell for aktsomhetsvurderinger og FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter.

2. Våre forventninger og krav til leverandører

Leverandøren plikter å følge våre etiske retningslinjer og overholde nasjonal lovgivning i landene de har virksomhet i, og hvor produksjon forekommer, samt opptre i tråd med internasjonalt anerkjente konvensjoner. Der konvensjoner, lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den strengeste standarden gjelde. Dette gjelder også tilfeller der våre etiske retningslinjer er i konflikt med nasjonal lovgivning. Våre etiske retningslinjer for leverandører angir minimum-, ikke maksimumskrav. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle kontrakten, er leverandøren ansvarlig for å videreføre kravene i leverandørkjeden.

Vi forventer at våre leverandører jobber fokusert og systematisk for å etterleve våre etiske retningslinjer, som dekker grunnleggende krav til menneske- og arbeidsrettigheter, klima og miljø, antikorrupsjon og dyrevelferd.

Våre leverandører skal:

• Følge våre etiske retningslinjer for leverandører (Supplier Code of Conduct)
• Gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs modell og FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter. Dette innebærer; gjennomføre risikovurderinger for å identifisere potensiell negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø – for å stoppe, forhindre og redusere slik påvirkning. Tiltakene som settes inn må overvåkes og effekten vurderes. Tiltakene som iverksettes må kommuniseres til berørte parter. Hvis leverandøren er ansvarlig for den negative påvirkningen/skaden, er de ansvarlige for å bidra til gjenoppretting.
• Vise vilje og evne til kontinuerlig forbedring for mennesker, samfunn og miljø gjennom samarbeid.
• På forespørsel fra Studentsamskipnaden i Stavanger kunne dokumentere hvordan de, og potensielle underleverandører, jobber for å overholde etiske retningslinjer.
• Dersom leverandøren etter flere forespørsler fra Studentsamskipnaden i Stavanger ikke viser vilje eller evne til å følge retningslinjene for leverandører, vil Studentsamskipnaden i Stavanger revurdere videre samarbeid.

2.1 Tvangsarbeid (ILOs kjernekonvensjoner 29 og 105)

• Tvangsarbeid eller ufrivillig arbeid skal ikke forekomme i noen form, herunder også som et middel for opplæring, straff eller for å fremme arbeidsdisiplin.
• Arbeidstakere skal ikke måtte levere depositum eller identifikasjonspapirer til arbeidsgiver.
• Arbeidstakere skal fritt kunne forlate arbeidsplassen på slutten av arbeidsdagen eller avslutte arbeidsforholdet etter en rimelig oppsigelsestid.

2.2 Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILOs kjernekonvensjoner 87,98, 135 og 154)

• Arbeidstakere og arbeidsgivere har rett til å danne, eller slutte seg til de organisasjoner de selv måtte ønske, og til å drive kollektive forhandlinger og dele innholdet.
• All aktivitet knyttet til denne organiseringen skal skje helt uten represalier, diskriminering eller andre former for forulemping for deltagerne.
• Arbeidsgiver må på ingen måte hindre, eller blande seg i, fagorganisering og kollektive forhandlinger.
• Der organisasjonsfrihet og retten til kollektive lønnsforhandlinger er begrenset ved nasjonal lov, skal arbeidsgiver legge til rette for, og ikke hindre, parallelle mekanismer til fri og uavhengig organisering og forhandling.

2.3 Barnearbeid (ILOs kjernekonvensjoner 138,182 og 79, ILO anbefaling nr. 146 og FNs konvensjon om barns rettigheter)

• Barn under 15 år skal ikke utføre noen form for arbeid. Dersom det er nasjonal minstealder for arbeidere, eller minstealder for obligatorisk skolegang, skal høyeste alder gjelde.
• Barn under 18 år skal ikke arbeide nattskift, eller utføre arbeid som vil være til skade for deres sikkerhet, fysiske og/eller mentale helse.
• Det skal ikke forekomme nyrekruttering av barnearbeidere og det skal etableres handlingsplaner for snarlig utfasing av barnearbeid som i tråd med ILO-konvensjonene 138 og 182. Handlingsplanene skal kunne dokumenteres og det skal legges til rette for støtteordninger som gir barnet mulighet til utdanning så lenge det er i skolepliktig alder.

2.4 Diskriminering (ILOs kjernekonvensjoner 100 og 111 og FNs Kvinnediskriminerings-konvensjon)

• Det skal ikke forekomme diskriminering når det gjelder ansettelse, avlønning, opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk tilhørighet, kaste, religion, alder, uførhet, kjønn, sivil status, seksuell legning, fagforeningsarbeid eller politisk tilhørighet.
• Det skal ikke forekomme trakasserende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd overfor ansatte, herunder seksuell trakassering. Ansatte kan ikke sies opp på usaklig grunnlag, slik som, men ikke begrenset til, sivil status, graviditet eller sykdom.

2.5 Brutal behandling (Menneskerettighetserklæringen/UDHR)

• Fysisk mishandling eller avstraffelse, eller trussel om fysisk mishandling er forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk og andre former for ydmykelser.

2.6 Lønn (ILO konvensjon nr. 131)

• Lønn til arbeidere for en normal arbeidsuke skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller bransjestandard, den høyeste gjelder. Lønn skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov, inkludert noe sparing.
• Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeidet påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren.
• Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon tillates ikke.

2.7 Arbeidstid og hvile (ILO konvensjon nr. 1 og 14)

• Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller bransjestandard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner.
• Normal arbeidstid per uke skal vanligvis ikke overstige 48 timer. Arbeidere skal ha minst én fridag per 7 dager.
• Overtid skal være begrenset og frivillig. Anbefalt maksimum overtid er 12 timer per uke, dvs. samlet arbeidstid på 60 timer per uke. Unntak fra dette kan aksepteres dersom det er regulert av en kollektiv avtale eller nasjonal lov.
• Arbeidere skal alltid ha overtidstillegg ved arbeidstid over normal arbeidstid, minimum i tråd med gjeldende lover.
• Leverandøren skal sikre at arbeidere får pauser, hvile, ferier, sykefravær, foreldrefravær og overtidsbetalt etter gjeldende lovgivning og internasjonale konvensjoner.

2.8 Helse, miljø og sikkerhet (ILO konvensjon nr. 155 og anbefaling nr. 164)

• Alle arbeidere skal ha et sunt og sikkert arbeidsmiljø gjennom systematisk arbeid med helse og sikkerhet, inkludert nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til, forhold på arbeidsplassen.
• Farlige kjemikalier og andre stoffer skal håndteres forsvarlig.
• Arbeidere skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet, inkludert nyansatte og omplasserte arbeidere.
• Arbeidere skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant, skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for trygg oppbevaring av mat.
• Hvis arbeidsgiver tilbyr losji, skal dette være rent, sikkert, tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

2.9 Regulære ansettelser

• Arbeidsgiver skal ikke omgå arbeidsgiveransvar eller forpliktelser overfor arbeidere, gjennom bruk av korttidsengasjement (slik som kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.
• Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår.
• Lærlingeprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold.

2.10 Marginaliserte befolkningsgrupper

• Leverandørens virksomhet skal ikke bidra til ødeleggelse av ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved bruk av naturressurser som befolkningsgruppene er avhengige av.

2.11 Miljø og klima

• Negativ påvirkning på miljøet skal reduseres gjennom hele verdikjeden. I tråd med føre-var-prinsippet skal det iverksettes tiltak for kontinuerlig:
• minimere klimagassutslipp, lokal forurensning, bruk av skadelige kjemikalier, og plantevernmidler.
• sikre bærekraftig ressursutvinning og forvaltning av vann, hav, skog og land, bidra til bevaring av biologisk mangfold.
• Leverandøren skal etablere en plan og system for reduksjon av miljøpåvirkninger, samt oppfølging, og dokumentere arbeidet.
• Leverandøren skal etablere et system for forsvarlig avfallshåndtering.
• I tilfeller der leverandørens virksomhet er potensielt skadelig for miljøet, eller dersom Studentsamskipnaden i Stavanger krever det, skal leverandøren ha en offentlig tilgjengelig miljøpolicy.
• Ingen form for ulovlig miljøaktivitet eller hensynsløs utnyttelse av naturressurser skal pågå plass i leverandørens verdikjede.
• Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes og relevante utslippstillatelser skal innhentes.

2.12 Dyrevelferd

• Dyrevelferd skal respekteres, og nasjonal og internasjonal dyrevelferdslovgivning og -reguleringer skal overholdes. Et bærende element for god dyrevelferder det internasjonalt anerkjente prinsippet om dyrenes fem friheter: frihet fra sult og tørst, frihet fra ubehag, frihet fra smerte, skade eller sykdom, frihet til å uttrykke normal oppførsel og frihet fra frykt og (kronisk) nød (Brambellkommisjonen, 1965).
• Tiltak bør iverksettes for å minimere negativ påvirkning på produksjonsdyrs og arbeidsdyrs velferd.

2.13 Korrupsjon og andre økonomiske misligheter

• Leverandøren skal ikke ta del i noen former for ulovlig forretningsmetoder og skal motarbeide korrupsjon, bestikkelser, hvitvasking, favorisering og utpressing.
• Leverandøren skal ikke tilby, gi, godta, be om eller motta, verken direkte eller indirekte, bestikkelser eller andre utilbørlige fordeler for personlig eller forretningsmessige vinning, inkludert fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller offentlige tjenestemenn/-kvinner.

3. Implementering og brudd på etiske retningslinjer

Leverandørens implementering av Etiske Retningslinjer skal dokumenteres gjennom en av følgende: egenerklæringsskjema, oppfølgingsmøter, revisjonsrapporter eller inspeksjoner av arbeidsforhold.

Dersom leverandøren identifiserer avvik eller brudd på kravene i de etiske retningslinjer skal leverandøren rapportere dette til Studentsamskipnaden i Stavanger uten ugrunnet opphold. Ved avvik plikter leverandøren å rette bruddene innen den tidsfrist satt av Studentsamskipnaden i Stavanger. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten Studentsamskipnaden i Stavanger definerer. Vesentlig mislighold av kontraktsforpliktelsene kan påberopes av Studentsamskipnaden i Stavanger som grunnlag for heving av kontrakten selv om leverandøren retter forholdene. Alvorlige og/eller vedvarende brudd på Retningslinjene ansees som vesentlig mislighold. Dersom brudd skjer i leverandørkjeden kan Studentsamskipnaden i Stavanger kreve at leverandøren skifter ut underleverandør(er).