Avtalevilkår og personvernerklæring for medlemskap ved SiS sportssenter

1. Generelt

1.1. I vilkårene defineres avtalepartene som "SiS sportssenter" og "medlemmet". SiS sportssenter er en avdeling i Studentsamskipnaden og vil bli brukt videre i avtalen)

1.2. Vilkårene er en del av medlemsavtalen, og vil sammen med innmeldingsprosedyren være kontrakten mellom SiS sportssenter og medlemmet i prioritert rekkefølge hvor kontrakten er det øverste dokumentet

1. Medlemskap ved SiS sportssenter

2.1 Medlemskap ved SiS sportssenter kan tegnes av personer som:

2.1.1. Er 16 år, eller fyller 16 år i løpet av innmeldingsåret. Legitimasjon kan kreves. Personer under myndighetsalder (18 år) kan inngå medlemsavtale ved SiS sportssenter dersom foresatte inngår avtale på vedkommende sine vegne. Den foresatte er juridisk ansvarlig for betalinger tilknyttet medlemskapet.

2.1.2. Har allmenn god helsetilstand. medlemmet er selv ansvarlig for å være helsemessig skikket til å benytte senteret. Dersom SiS sportssenter ser åpenbare grunner til at treningen er skadelig for medlemmet vil senteret be om en samtale med mål å hjelpe medlemmet til å korrigere eventuelle treningsadferd

2.1.3 Som ikke har blitt utestengt fra SiS sportssenter tidligere, eller har gjeld fra tidligere medlemskap

2.2. Medlemskap ved SiS sportssenter er personlig, og kan ikke overføres, eller på annen måte brukes av en tredje part.

2.3. Ved innmelding vil det bli tatt foto av medlemmet, bildet er kun til kontrollformål

2.4. Egne vilkår og aldersgrenser gjelder for klatreanlegg, jf. kapittel 10

2.5. SiS sportssenter har egne sikkerhets- og trivselsregler som må følges, jf. kapittel 9

2.6. SiS sportssenter kan ikke garantere plass på gruppetimer og andre aktiviteter der deltagerantallet er begrenset

2.7. SiS sportssenter har rett til å regulere medlemspriser, øvrige avgifter og endre vilkår. Og dersom statlige eller kommunale avgifter endres. SiS kan også endre vilkår dersom sikkerhet eller lovendringer skulle tilsi dette.

2.8. Hele eller deler av senteret kan bli avstengt eller ha begrenset tilbud i forbindelse med arrangementer, helligdager, vedlikeholdsarbeid og Force majeure

2.9. SiS sportssenter har innskrenket åpningstider og gruppetreningsplan på helligdager, merkedager, jul, påske og medio juni til medio/ultimo august. 17. mai har SiS sportssenter alltid stengt

1. Varighet på medlemskap

3.1 Avtalegiro med 12 måneders bindingstid: Medlemskapet gjelder for minimum 12 måneder, og er et løpende avtaleforhold. Etter utløpt bindingstid fornyes medlemskapet automatisk og løper videre inntil oppsigelse. Oppsigelse aktiveres tidligst etter endt bindingstid. Oppsigelsestiden er én måned, regnet fra siste fakturatrekk (15. i hver måned). Oppsigelse skal sendes per e-post til adressen oppgitt på SiS sportssenters nettside. Avtalen krever at kunden oppretter avtalegiro 

3.2 Avtalegiro uten bindingstid (minimum 2 måneder): Medlemskapet gjelder for det antall måneder Medlemmet ønsker, men med en praktisk minimumsperiode på 2 måneder grunnet oppsigelsestiden. Medlemskapet er et løpende avtaleforhold. Oppsigelsestiden er én måned, regnet fra siste fakturatrekk (15. i hver måned). Oppsigelse skal sendes per e-post til adressen oppgitt på SiS sportssenters nettside. Avtalen krever at kunden oppretter avtalegiro 

3.3. Medlemskap 1 måned: Medlemskapet betales ved innmelding og trer i kraft umiddelbart. Gyldighetsperioden løper fra kjøpsdato til samme dato den påfølgende måned. Avtalen avsluttes automatisk ved periodens utløp, og utmelding er ikke nødvendig. Avtalen krever ingen avtalegiro 

1. Tilpasset medlemskap

4.1. Medlemskap ved SiS sportssenter gir tilgang til de tilvalg og konsepter som er inkludert i de spesifikke medlemskapstilpasningene valgt ved innmelding. Tilgangen er begrenset til de tjenester og fasiliteter som er definert i den valgte medlemskapsavtalen

4.2. Oppgradering av medlemskap kan til enhver tid gjøres for å få tilgang til flere tilleggstjenester og konsepter. Oppgraderinger trer i kraft med umiddelbar virkning og gjøres per e-post til adressen oppgitt på SiS sportssenters nettside

4.3 Nedgradering av medlemskap kan gjøres for å redusere tilgang til tilleggstjenester og konsepter så langt det ikke foreligger bindingstid på kontrakten. For nedgraderinger av tilleggstjenester gjelder oppsigelsestid på én (1) måned, regnet fra siste fakturatrekk (15. i hver måned)

4.4 Padel, squash og personlig trener har egne priser og er ikke en del av medlemskapstilpasningene

1. Betalingsvilkår

5.1 SiS sportssenter benytter som hovedregel Avtalegiro som betalingsform 5.2. For å benytte AvtaleGiro må medlemmet ha norsk bankkonto og være fylt 18 år

5.3. Medlemmet er ansvarlig for å opprette og vedlikeholde fullmakt for AvtaleGiro med sin bank. Fullmakten skal være gyldig til enhver tid, samt ha en beløpsgrense som dekker fakturabeløpet

5.4. Sletting av AvtaleGiro påvirker ikke medlemmets betalingsforpliktelser og anses ikke som oppsigelse av medlemskapet

5.5. AvtaleGiro må være aktiv før den 2. i hver måned for at betalingene skal gjennomføres uten ekstra gebyrer. Dersom AvtaleGiro ikke er aktiv før den 2. i måneden etter innmelding, kan første trekk betales i resepsjonen på senteret

5.6. Etter opprettelse av AvtaleGiro vil det avtalte beløpet bli trukket fra medlemmets konto den 15. hver måned, unntaksvis ved oppstart der særskilte vilkår gjelder

5.7. Innbetalingen av avdrag skal skje til den avtalte tid. Ved uteblitt betaling etter forfall, vil fordringen bli oversendt til tredjepart for inndrivelse og inkasso, og ekstra kostnader vil påløpe

1. Rabatterte avtaler

6.1 Kontroll av rabattbetingelse: For medlemskap med rabattert avtalegiro (f.eks. student- eller bedriftspris) kan berettigelsen til rabatt kontrolleres én til to ganger per år. Medlemmet er ansvarlig for å fremlegge nødvendig dokumentasjon, som betalt semesteravgift, ansattkort, eller annen relevant bekreftelse. Dokumentasjon for å opprettholde rabatten må sendes til senterets e-post innen den 3. i måneden for å gjelde fra påfølgende måned

6.2 Særskilte vilkår for studentavtaler: For studentmedlemskap kreves det at gyldig studentbevis fremlegges ved innmelding, og etter 12 måneders bindingstid. Dersom studentbevis ikke mottas via senterets e-post etter utløpt bindingstid, vil medlemskapet oppjusteres. Medlemskapet løper således videre til medlemmet eventuelt sier opp kontrakten 

1. Frys av medlemskap

«Frys» betyr midlertidig stopp av kontrakt og betaling i en tidsbegrenset periode.

7.1 Frys innvilges kun til de avtaler som er løpende og har AvtaleGiro som betalingsløsning

7.2. Alle henvendelser om frys skal skje skriftlig til senterets e-post adresse oppgitt på nettsiden

7.3. Stopp av avtalegiro/trekk direkte i nettbank regnes ikke som frys og registreres som manglende betaling og mislighold av kontrakten7.4. Ordinære medlemskap kan fryses én (1) måned per kalenderår uten krav om dokumentasjon

7.5. Studentmedlemskap kan fryses to (2) måneder per kalenderår uten krav om dokumentasjon

7.6. Frys utover én eller to måneder krever dokumentasjon, og kan kun søkes om når fraværet skyldes en særskilt grunn:

• sykdom/skade, dokumentert med attest fra lege
• svangerskap, dokumentert med attest fra lege
• utstasjonert i forbindelse med jobb, militæret eller utenbys-/utenlandsstudier, dokumentert fra arbeidssted, militæret eller studiested

7.7. For de frystilfeller hvor bindingstiden ikke er fullført, forlenges denne med samme antall dager som fryseperioden

7.8. Frys av medlemskap gjøres ikke med tilbakevirkende kraft

7.9. Etter utløpt frysperiode løper medlemskapet automatisk videre med de betingelser som ligger til grunn for avtalen

7.10. Ved oppsigelse i fryseperioden gjelder én (1) måned oppsigelsestid etter avsluttet fryseperiode, dersom det ikke foreligger bindingstid. Foreligger det bindingstid, må denne fullføres før eventuell oppsigelse kan tre i kraft

1. Oppsigelse

8.1. Med mindre det foreligger bindingstid, kan medlemmet avslutte medlemskapet når som helst

8.2. Unntak for å avbryte bindingstiden ved oppsigelse er ved flytting 5 mil eller lengre fra SiS sportssenter, eller ved akutt/alvorlig sykdom. Dokumentasjon må i disse tilfeller fremvises i form av bekreftelse på flytting, eller legeerklæring

8.3. Oppsigelsestiden er én (1) måned regnet fra siste fakturatrekk (15. i hver måned)

8.4. Alle henvendelser angående oppsigelse skal gjøres skriftlig på e-post oppgitt på senterets nettside

1. Sikkerhets- og trivselsregler

9. 1 Medlemmet forplikter seg til å følge de anvisninger og regler som er fastsatt av SiS sportssenter med hensyn til hygiene, oppførsel og generell trivsel. Dette innebærer:

9.1.1. Følge instruksjoner fra ansatte

9.1.2. Forlate senteret innen stengetid

9.1.3. Følge senterets retningslinjer for bekledning. Se oppslag på senteret

9.1.4 Rydde og vaske treningsutstyr etter bruk

9.1.5. Oppføre seg høflig og respektfull overfor andre. Ikke innta alkohol, narkotika, eller utføre handlinger som er ulovlig etter norsk lov på senteret

9.1.6. Verdisaker skal legges i låst skap med medbrakt hengelås, og utesko anbefales å sette i skosonen i ankomsthallen.

9.1.7. SiS sportssenter er ikke ansvarlig for personskader, eller eiendeler/sko som er bortkommet.

9.1.8. Låste skap som ikke er leid eller tømt innen stengetid vil åpnes og tømmes av SiS sportssenter

9.1.9. SiS sportssenter forsøker å oppbevare gjenglemte eiendeler, eller skap som er tømt, i en periode på 14 dager

9.1.10. Det er ikke tillatt til å ta bilder eller filme andre, heller ikke i bakgrunnen, uten samtykke

9.1.11. Bilder og video i garderober er strengt forbudt

9.1.12. Det er ikke tillatt med barbering i garderober, eller annet sted på senteret

9.1.13. Regelbrudd kan føre til terminering av medlemskap

1. Klatrevegg og brattkort

10.1. Brukere av klatrehallen forplikter seg til å følge de henvisninger og retningslinjer som til enhver tid er gjeldende for veggen.

10.2. For å bruke klatreveggene kreves brattkort eller topptaukort

10.3. For bruk av Autobelays kreves sikkerhetskurs

10.4. Brukere av klatrehallen skal signere senterets ansvarserklæring ved innmelding, eller via resepsjonen

10.5. Foresatte må fylle ut ansvarserklæring for barn og ungdom under 18 år

10.6. Hovedanlegget har en aldersgrense på 10 år

10.7. Barn under 10 år kan kun benytte seg av senterets barnerom, og må være i følge med en foresatt

1. Antidoping

11.1. Ved å inngå denne avtalen forplikter medlemmet seg til å opprettholde et rus- og dopingfritt miljø i tråd med SiS sportssenters policy og Antidoping Norges retningslinjer

11.2. Ved mistanke om bruk av stoffer fra dopinglisten samtykker medlemmet til at SiS sportssenter, i samarbeid med Antidoping Norge eller politiet, kan gjennomføre dopingkontroll

11.3. Ved positiv dopingtest avsluttes medlemskapet umiddelbart uten refusjon av medlemsavgift.

1. Personvernerklæring

12.1. Hvorfor har vi behov for lagring av data?

SiS sportssenter samler inn personopplysninger for å vedlikeholde medlemskapet ved SiS sportssenter. SiS sportssenter har behov for å kunne identifisere medlemmet ved adgang til senteret. SiS sportssenter har også i noen tilfeller behov for å komme i kontakt med medlemmer for å informere om saker rundt medlemskapet, åpningstider og produkter som SiS sportssenter leverer for eksempel nyheter. SiS Sportssenter samarbeider med Abel Health for PT-tjenester, ved å samtykke med denne kontrakten godtar du at en personlig trener kan kontakte deg.

12.2. Hva må vi lagre?

Medlemmet samtykker til at SiS sportssenter registrerer og lagrer ikke sensitive opplysninger om kunden. Informasjon som lagres er: navn, adresse, e-post, telefonnummer, foto, bruk av senteret, samt betalingsinformasjon. Denne informasjonen lagres for å ivareta medlemmets og SiS sportssenters administrasjon av medlemmets interesser. Informasjon kan brukes til å sende ut informasjon om forandringer av medlemskapet, og ren praktisk informasjon. F.eks. forandring av åpningstider, nye produkter ved SiS sportssenter, forandring av timer osv. Foto av kunde vil ikke under noen omstendigheter brukes til annet enn identifikasjon av medlemmet ved adgangskontroll.

SiS sportssenter lagrer treningshistorikken til hvert enkelt medlem. Historikken brukes av SiS Sportssenter i samråd med medlemmet, dersom medlemmet vil bruke dette til sin treningsdagbok eller videreutvikling. SiS sportssenter bruker anonymisert treningsdata og demografisk persondata for å fange opp trender og utvikling som kan gjøre SiS sportssenters produkt bedre. SiS Sportssenter vil alltid anonymisere brukerdata for statistiske formål.

12.3. Hvem behandler dine data?

Kun ansatte som jobber ved SiS sportssenter har adgang til persondata, og kun i forbindelse med adgangskontroll, betaling eller vedlikehold av medlemskapet. Ansatte ved SiS sportssenter logger seg på systemet med egen kode.

Følgende systemer brukes til behandling av dine data:

1. Membro: Medlemsregister med innmeldingsdata og betalingshistorikk, booking av gruppetimer, utsending av sms og epost knyttet til gruppetimer

3.Remind AS: Kun dersom det skulle være nødvendig med inkassotjenester hvor medlemmet er involvert

4. Windows 365 til epost og lignende. Egen sikker server

Begge systemene ligger på en sikker server: Redpill Linpro AS i Nydalen. SiS sportssenter har databehandleravtale med Membro.

12.4. Innsyn fra medlemmet:

Medlemmet har rett til innsyn i sin treningshistorikk og kan be om å få denne slettet. SiS sportssenter vil så snart det er mulig og innen en uke slette dette fra medlemmets profil. Dersom du ønsker sletting sendes e-post til personvern@minsis.no og slettingen skal bekreftes på e-post av SiS sportssenter.

12.5. Tredjepart:

SiS sportssenter utleverer kun data til databehandlere med databehandleravtale. Unntaket er der hvor lovverket krever utlevering. For eksempel regnskapsloven, i forbindelse med forsikringssaker eller i forbindelse med betalingsinnkreving. SiS sportssenter vil ikke utgi medlemsdata til sosiale medier, for eksempel Facebook eller Instagram for behandling hos dem.

12.6. Markedsføring og kommunikasjon til medlemmet:

Ved inngåelse av Medlemsavtalen innhentes samtykke fra medlemmet til at SiS sportssenter kan benytte enhver kommunikasjonsform overfor medlemmet, herunder elektronisk kommunikasjon (SMS, MMS, e-post m. fl.), for å informere om og/eller markedsføre sitt tilbud, iht. markedsføringslovens § 15. Medlemmet kan når som helst trekke sitt samtykke. Markedsaktiviteter basert på dette samtykke kan medlemmet selv administrere via «Mine sider» på nettsiden. Medlemmet kan ikke reservere seg mot utsendelser som gjelder endringer av medlemsvilkår eller endring av medlemsavtalen.

SiS sportssenter vil ikke utgi medlemsdata til sosiale medier, for eksempel Facebook eller Instagram for videreforedling hos dem. Dersom medlemmet følger SiS sportssenter på Facebook eller Instagram må medlemmet regne med at de kan motta informasjon og markedsføring gjennom disse kanalene. Dersom medlemmet ikke ønsker denne informasjonen eller ønsker å avbestille oppdateringer gjøres det gjennom innstillinger i disse applikasjonene. SiS sportssenter vil ikke bruke sosiale medier til å markedsføre og informere om annet enn sine egne og partneres produkter. Abel Health har tilgang til personalia ved at hvert medlemskap tilbyr en gratis konsultasjonstime.

SiS sportssenter sletter automatisk all medlemsdata innenfor de frister som gjelder i regnskapslovens krav til dokumentasjon, og de krav som gjelder innenfor GDPR direktivets regler.

12.7. Kameraovervåking:

SiS sportssenter har kameraovervåking i deler av bygningen. Overvåkningen går til et lukket system. Hvor kun direktør og stedfortreder har mulighet til å logge seg på systemet. SiS sportssenter har egen skriftlig rutine for pålogging. Pålogging av kamerasystemet skal kun gjøres dersom det er mistanke om en kriminell handling. Politiet får ved mistanke om kriminelle handlinger og ved skriftlig oppmoding om adgang – tilgang til systemet.

13. Spesielle tiltak ved ekstraordinære hendelser

13.1. I tilfelle ekstraordinære hendelser, som pandemi eller lignende, som medfører midlertidig stenging av SiS sportssenter, eller vesentlig innskrenking i tilbudet, kan det foretas justeringer i betalingsordningene

13.2. Medlemmet forplikter seg til å følge gjeldende regler ved ekstraordinære hendelser, både nasjonalt, kommunalt og de retningslinjer som er fastsatt av SiS sportssenter. Dette kan inkludere krav om egeninnsats fra medlemmet for å ivareta smittevernet under trening. Brudd på disse reglene kan føre til at medlemskapet blir terminert